E-postarkivering

Systemet for e-postarkivering definerer hvilke e-postmeldinger som skal lagres, flytter meldingene til det mest økonomiske og effektive lagringsmediet, og sletter meldingene automatisk når det ikke lenger er behov for dem.

Programvare for e-postarkivering som er satt opp i henhold til definerte retningslinjer, gjør det mulig for IT-administratorene å håndtere store e-postarkiver samtidig som det frigjør plass på produksjonsserverne og gjør backup raskere.

Slik programvare kan typisk inneholde:

• Funksjoner for indeksering og søk
• Tilgangslogger som viser et "virtuelt papirspor" i tilfelle en e-postmelding blir fjernet eller slettet
• En komponent for livsløpsadministrajon for e-postkategorisering
  

Det må utføres en kategorisering/klassifisering av dataene for å kunne vurdere hvilke data som oppbevares av organisasjonen, hvilke datatyper som må beskyttes i arkivet, og hva slags oppbevaringsregler som skal gjelde.

Hva er vitsen med å arkivere e-postmeldinger?

Analyser viser at 80 prosent av de primære lagringsdataene sjelden benyttes.

Tidligere stolte bedriftene ofte på at brukerne selv tok seg av vedlikeholdet av sine egne e-postbokser. IT-avdelingen tok sikkerhetskopi av e-posten, men ikke på en måte som gjorde det mulig å søke i meldingene. Dersom det ble nødvendig å spore en bestemt e-postmelding, kunne det ta uker å finne den igjen. Med dagens samsvarslovgivning har mange IT-avdelinger blitt nødt til å administrere hele selskapets e-postarkiv i ett volum, slik at enkeltmeldinger kan gjenfinnes i løpet av minutter i stedet for uker.

Vi mener det er flere grunner til å innføre e-postarkiv:

• For å vedlikeholde store datamengder som det ikke trengs hyppig tilgang til.
• For å sikre at aktulle data blir oppbevart i samsvar med interne og/eller eksterne lovmessige bestemmelser.
• For å redusere kostnadene: arkiveringslagring er basert på rimelig lagring.  
• Ved å bruke CAS-systemer (Content Addressable Storage) til arkivlagring kan løsningen innføres på riktig måte, og det vil ikke være behov for backup. Antall eksemplarer av de arkiverte objektene og distribusjonen av CAS-klyngenodene danner grunnlaget for avgjørelsen.

Avhengig av hvordan leverandøren implementerer systemet, kan programvaren for e-postarkivering ha forskjellige funksjoner. Dette er de vanligste:

• Postboksarkivering. Denne funksjonen brukes til å redusere størrelsen på e-postlageret – og oppfyller dermed det første behovet for å innføre en løsning for e-postarkivering – for både offentlige og private postbokser. Det bidrar til å redusere tidsbruken ved backup og gjenoppretting i tilfelle større problemer. Tekstinnholdet kan også konverteres til ren tekst, indekseres og gjøres tilgjengelig for fremtidige søke- og gjenopprettingsformål.
• Journalføring. Denne funksjonen brukes til å oppfylle samsvar med interne og eksterne forskrifter. Alle inn- og utgående e-postmeldinger blir kopiert til Journaling postboksen. Programvaren for e-postarkivering leser denne postboksen og lagrer e-postelementene på de aktuelle lagringsmediene på grunnlag av forhåndsdefinerte regler. Tekstinnholdet blir også konvertert til ren tekst, indeksert og gjort tilgjengelig for fremtidige søke- og gjenopprettingsformål.
• PST-migrasjon. Antallet og størrelsen på PST-filene i organisasjonen kan overstige størrelsen på den nettbaserte Exchange-databasen. Når filene ligger på sentrale filservere, blir de sikkerhetskopiert regelmessig. Når de ligger på arbeidsstasjoner, blir de trolig ikke sikkerhetskopiert i det hele tatt. I begge tilfeller kan informasjonen i filene være forretningskritisk, men den er ikke tilgjengelig. Straks informasjonen er flyttet, oversatt og indeksert, blir den fjernet fra den tidligere plasseringen og gjort tilgjengelig for søk og gjenoppretting.

Proact

Arkivering er et av Proacts viktigste fokusområder, og e-postarkivering er trolig den raskeste og mest kostnadseffektive måten å komme i gang med innføringen av et arkiv på.